Een zakelijk rapport heeft een hele specifieke doelgroep, namelijk een projectleider, manager of andere (eind)verantwoordelijke met weinig tijd. Sta stil bij zijn of haar informatiebehoefte en schrijf onpartijdig, doeltreffend en gestructureerd zodat informatie snel vindbaar is en geen onnodige discussie oproept.
Top 4 valkuilen en TIPS
1. Te persoonlijk en persoonsnamen gebruiken -> houd en toon afstand
Overtuig door te schrijven boven de partijen met relevante controleerbare bronnen. Woorden zoals "ik, jij, u, ons" en namen van mensen maken zaken te persoonlijk. Alleen bij een reflectie of bijvoorbeeld een voorwoord, schrijf je vanuit "ik" etc. Door controleerbare bronnen te gebruiken en te schrijven vanuit functies, maak je de informatie open, zakelijk en boven de partijen. Bijvoorbeeld:
"Ik heb gehoord dat we meer personeel willen. Jan Jansen zegt dit" VERSUS 'Het HR beleid (bron) laat zien dat XYZ streeft naar 5%groei in personeel in 2024" . De HR functionaris bevestigt dit regelmatig in het overleg.
2. Te veel of weinig tekst, al denkend schrijven -> schrijf doeltreffend
De meeste mensen met weinig tijd, willen heldere conclusies, bruikbare inzichten en korte steekhoudende argumentatie als onderbouwing. Draag met jouw focus bij aan draagvlak en heldere besluitvorming en zorg voor verwijzing naar data om je argumenten te onderbouwen.
3. Te warrig, te onlogisch -> gebruik structuur
Gebruik een heldere boomstructuur met hoofdstukken, paragrafen etc. Laat met je kopjes zien wat logisch bij elkaar hoort zodat de lezer niet hoeft te zoeken of gaat afhaken omdat het te lang duurt om 'iets' te halen.
4. Overdrijven of gedramatiseerd schrijven -> houd het bij de feiten
Vermijd drama, grapjes, overdrijving en onnodige discussie. Woorden als 'vreselijk, erg, enorm, iedereen, altijd' zijn alleen effectief als uitspraak ("citaat") in een context of onderbouwd met feiten uit een rappport. BV, "De enquete ABC uit 2024 toont aan: iedereen (100%) is tevreden met XYZ als werkgever".